
Onboarden van een SEO-specialist
Ik zie het maar al te vaak gebeuren, een bedrijf is het eindelijk gelukt om een SEO-specialist naar binnen te halen, maar vergeet daarna na te denken over het onboardingsproces. Als marketeer leerde ik twee belangrijke lessen: Customer life time value is soms belangrijker dan het binnenhalen van nieuwe klanten en een goede indruk maar je maar één keer. Zodra het over het verwelkomen van een nieuwe collega gaat, lijken we dat soms compleet vergeten te zijn.
Tijd om de SEO-community bij elkaar te roepen. Aan 17 werkgevers en SEO-specialisten vroeg ik: Hoe ziet jou ideale onboarding eruit? Wat heeft je in het verleden verrast? En wat is echt “not done” tijdens een onboarding. De waardevolste inzichten lees je in het artikel hieronder. Hopelijk helpt het je verder om je nieuwe collega lekker te laten landen.
Hoe ziet een ideale onboarding er volgens jou uit?

Een goede onboarding is een strategisch en gestructureerd proces dat nieuwe collega’s niet alleen informeert, maar ook helpt te integreren in de organisatiecultuur. Dat begint vóór de eerste werkdag, met duidelijke communicatie en het delen van praktische informatie.
Op dag één moet de medewerker zich welkom voelen, met een helder plan voor de eerste periode. Belangrijke elementen zijn een mentor of buddy, een overzichtelijk stappenplan voor taken en verantwoordelijkheden, en toegang tot benodigde tools en systemen.
Daarnaast moet onboarding gericht zijn op het begrijpen van de bedrijfscultuur, waarden en doelen, zodat de nieuwe medewerker zich verbonden voelt met de SEO visie en de missie van de club.
Onboarding is overigens niet een eenmalige oriëntatie, maar een continu proces.

Een goede onboarding begint met een helder plan en duidelijke communicatie. Het is essentieel dat de doelen van de samenwerking en de wederzijdse verwachtingen vanaf het begin volledig duidelijk zijn. Dit omvat het vaststellen van “mijlpalen”, verantwoordelijkheden en een overzicht van prioriteiten. Daarnaast is het belangrijk dat de benodigde tools en data direct beschikbaar worden gesteld.
Als SEO-specialist vind ik het belangrijk om tijd te investeren in het leren kennen van het team en de werkwijze, zodat er een gezamenlijke strategie kan worden ontwikkeld. Dit legt een stevige basis voor een succesvolle samenwerking en creëert vertrouwen.
Ik vind persoonlijke aandacht heel belangrijk bij de onboarding van een SEO specialist. De eerste week zorg ik voor een vol programma met een mix tussen leren en doen. Dagelijkse check-in momenten horen daar zeker bij om de voortgang te bespreken en feedback te geven. Daarnaast is het belangrijk om duidelijke verwachtingen en doelen te stellen voor de eerste paar maanden. Wat kan de nieuwe collega al en waar liggen nog kansen om te groeien?
De eerste periode is vooral belangrijk om de tools, het bedrijf en de processen te leren kennen. Daarna moet je als SEO specialist gewoon lekker aan de bak gaan, want daar leer je uiteindelijk het meest van. Niet te veel tegelijk, maar bijvoorbeeld eerst een zoekwoordenonderzoek van A tot Z en dan de week erop een uitgebreide SEO audit.
Een goede onboarding moet vooral persoonlijk zijn en op de persoon afgestemd, dus niet volgens teveel vaste stappen. Verder moet een nieuwe collega tijdens een onboarding vooral de tijd krijgen om alles op eigen tempo door te nemen.
We beginnen met een e-mail voorafgaand aan de eerste werkdag waarin wat algemene informatie staat over werktijden, parkeren, lunch, gewoontes etc. Dat neemt wat spanning weg. Op de eerste werkdag is het vooral belangrijk dat de werkplek klaar is en er niet gewacht hoeft te worden op het installeren van een computer etc. Op de eerste werkdag vindt de nieuwe werknemer ook een brief op zijn of haar werkplek waarin we onze nieuwe collega welkom heten en nogmaals wat algemene informatie delen.
Omdat we nieuwe collega’s niet teveel willen overvallen met informatie beginnen we met één document waarin we allerlei informatie hebben verzameld, zoals welke nieuwsbrieven zijn handig om je op te abonneren, welke tools gebruiken we, welke collega is waarvoor aanspreekpunt en verder vooral veel linkjes naar online studiemateriaal en klantinformatie. Zo kan een nieuwe collega op het gemak wat dingen doornemen zonder meteen in het diepe gegooid te worden.
Het is per nieuwe collega afhankelijk hoe snel we met concrete werkzaamheden aan de slag gaan. We vragen wat ze prettig vinden en waar ze behoefte aan hebben. Zodra ze er klaar voor zijn beginnen we met het delen van relevante klantinformatie om met eerste taken aan de slag te gaan. We hebben hiervoor ook één werkdocument per klant waarin allerlei informatie staat, van contactgevens en afspraken tot een to-do list en gedane werkzaamheden. Dit helpt enorm bij de overdracht en geeft een nieuwe collega houvast.
Omdat ik voorheen altijd met remote (freelance) teamleden werkte, heb ik daarvoor een ijzersterk systeem ontwikkeld, waarmee ook remote teamleden een goede onboarding kunnen krijgen. We duiken in de eerste maand in een aantal best practices qua marketing, copywriting en psychologie (ongeacht welke functie ze gaan vervullen).
Voor eigenlijk alles wat we doen hebben we Standard Operating Procedures (SOPs), ofwel systemen en processen. Om te laten zien hoe dat werkt nemen we nieuwe teamleden mee in wat David Jenyns de Critical Client Flow noemt. Dat is het hele proces van hoe vinden klanten ons, hoe verlopen de sales gesprekken (welke structuur, welke bezwaren komen we tegen, etc.) en hoe start een klant, hoe ziet het vervolg eruit, etc.)
Misschien wat overkill, maar ik geloof dat het goed is om te laten zien hoe we werken (want dat komt voor uit de missie en waar we voor staan). En dát overbrengen is wat mij betreft de #1 taak tijdens de onboarding.
In mijn ervaring bij mijn huidige agency, maar ook bij andere bureaus, heb ik geleerd dat een goede onboarding maatwerk vereist. Het proces wordt afgestemd op het kennisniveau van de specialist of consultant, waarbij een plan wordt opgesteld voor de eerste periode.
Voor junioren en mediors start de onboarding met een “SEO Masterclass training”. Vervolgens worden de klanten besproken, en draaien zij de eerste twee weken volledig mee. Dit omvat zowel meewerken aan de werkzaamheden als het bijwonen van meetings. Zo krijgen ze inzicht in hoe een consultant zich opstelt en welke vragen zij kunnen verwachten. Na deze introductieperiode mogen nieuwe medewerkers geleidelijk meer verantwoordelijkheid nemen, zowel in de uitvoering van werkzaamheden als in meetings. Hoe snel iemand zelfstandig klanten kan bedienen, hangt af van hun groei- en leercurve.
Voor ervaren SEO-specialisten of consultants ziet de onboarding er anders uit. In dat geval richten we ons samen op het inhoudelijk verbeteren en aanvullen van bestaande producten en diensten. Dit maakt onze dienstverlening completer en levert direct voordeel op voor de klant. Daarnaast krijgen zij intern de tijd om audits te maken voor verschillende klanten. Dit voorkomt tunnelvisie en stimuleert een frisse, kritische blik. Door plannen naast elkaar te leggen en te bespreken, leren teamleden van elkaar en kunnen we strategieën aanscherpen. Dit zorgt ervoor dat ervaren consultants snel worden ingewerkt en klanten profiteren van de nieuwste inzichten. Een echte win-winsituatie.
Wat tijdens een onboarding extra belangrijk is, is dat iedereen – zowel de nieuwe medewerker als het bestaande team – zich openstelt om te leren. Zet je eigen trots opzij en sta open voor feedback. Dit vergroot niet alleen de motivatie van nieuwe werknemers, maar geeft hen ook de ruimte om echt het verschil te maken. Vraag daarom actief om feedback en gebruik deze om het proces te verbeteren.
Bij mijn huidige agency zetten we dit gevoel van waardering ook na de onboarding voort. We hebben bijvoorbeeld een bonussysteem opgezet met een acquisitie- en retentiebonus. Trek je als medewerker een nieuwe klant aan vanuit je netwerk? Dan zijn dit jouw verdiensten, en ontvang je daarvoor een passende bonus. Daarnaast hebben we een retentiebonus: als een klant tevreden is en verlengt, krijg je aan het einde van het jaar een bonus over alle uren die je voor die klant hebt gemaakt.
Dit systeem stimuleert ondernemerschap en beloont de inzet en passie waarmee je aan klanten werkt. Het zorgt ervoor dat iedereen in het team waardering krijgt voor zijn of haar bijdrage, in plaats van dat alleen “de directeur” profiteert van jouw inspanningen. In mijn eigen carrière miste ik deze waardering vaak, terwijl het werk altijd een teaminspanning is. Dankzij dit bonussysteem willen we ervoor zorgen dat iedereen zich gewaardeerd voelt en wordt gemotiveerd om het beste uit zichzelf en de klanten te halen.
Voor mij is een goede onboarding een combinatie van persoonlijke aandacht, structuur, duidelijkheid, flexibiliteit en feedback. Een warm welkom (gezamenlijk ontbijt of lunch) helpt nieuwe collega’s de cultuur en het team snel te leren kennen en zich meteen op hun gemak te voelen. Een duidelijk plan voor de eerste weken zorgt daarnaast voor structuur en duidelijkheid. Denk aan een mix van praktijk (zoals SEO-taken, tools, trainingen volgen en analyses maken) en theorie (over werkwijze, systemen, wie heeft welke rol binnen het bedrijf en processen).
Ik geloof daarnaast ook dat snel beginnen met het uitvoeren van taken helpt om vertrouwen te krijgen. Een buddy is daarbij onmisbaar: een ervaren collega die dichtbij zit, altijd klaarstaat om je te helpen en waarmee je samen het onboardingsproces doorloopt.
Regelmatige check-ins maken het onboardingproces compleet. Hier bespreken we wat goed gaat, waar extra hulp nodig is, en hoe het traject kan worden verbeterd. Feedback van nieuwe collega’s mag daarbij niet ontbreken. Ons onboardingtraject wordt continu aangevuld met tips en tricks van collega’s die het zelf hebben doorlopen. Zo zorgen we ervoor dat iedereen zich welkom voelt en goed van start kan gaan.
Een goede onboarding begint bij het comfortabel laten voelen van je nieuwe medewerker. Niets is zo spannend als een nieuwe baan. Hoe reageren mensen op mijn grapjes, sterke mening of feedback? Daarom zou een goede onboarding moeten beginnen bij de persoon die start, niet bij de functie die deze vult.
Daarna is het belangrijk dat deze kennismaakt met alle relevante stakeholders binnen het bedrijf. Op deze manier gaan gezichten in meetings meer leven en hou je de lijntjes ook kort. Vergeet het gesprek met de directie niet. Niets is zo vervelend als beginnen aan een nieuwe baan zonder het gevoel te hebben dat de C-suite onbenaderbaar is.
Daarna praat je over KPI’s van verschillende afdelingen. Zo leert je medewerker wat voor wie belangrijk is. Op deze wijze geef je diepte en zakelijk inzicht. Waarom doen mensen wat ze doen? Hierbij is de eigen afdeling uiteraard het belangrijkst.
Tot slot van week 1 ga je door de administratieve taken. Waar kun je alles vinden? Hoe gaan we om met datasecurity?
Na de eerste week ga je stap voor stap over tot de inhoud: leg uit wat er verwacht wordt van de medewerker en op basis van senioriteit schat je in hoeveel autonomie hierbij komt kijken. Je zult in het begin wat vaker inchecken bij je medewerker, zodat je als manager kunt zien wat deze nodig heeft om echt in zijn of haar kracht te komen.
In de ideale onboarding worden trainingen en onboardingsessies door zoveel mogelijk verschillende collega’s vanuit verschillende specialismen verzorgt. Bijna elke collega heeft wel één onderwerp waarop hij of zij een echte autoriteit is. Door veel verschillende collega’s aan te haken bij het onboarden van nieuwe medewerkers, voorkom je dat nieuwe collega’s worden ingewerkt met blinde vlekken van lang zittend personeel.
Om een specialist stap voor stap wegwijs te maken kun je werken volgens het principe “voordoen, samen doen, zelf doen”. In die volgorde geef je geleidelijk steeds meer verantwoordelijkheid. Door vooraf af te stemmen met je nieuwe collega(‘s) dat dit de werkwijze zal zijn, weten ze ook constant waar ze aan toe zijn. Je verlaagt hiermee de drempel voor het stellen van hulpvragen.
Wat verraste jou tijdens een onboarding in het verleden?
Vraag nieuwe collega’s aan het begin om zich te verwonderen over hoe zaken gaan bij het bedrijf. Wat valt op? Iemand staat er nog heel open in en bepaalde zaken zullen opvallen bij een nieuwe collega die je niet meer ziet als je er eenmaal een tijd werkt. Dit is hele interessante informatie voor het bedrijf en een nieuwe collega voelt zich bovendien meteen serieus genomen als dit wordt gevraagd.
Een hele voormiddag die speciaal voor mij werd opgezet, met iemand van HR, teamlead en zelfs de CEO, met een lunch buitenshuis om in de namiddag met alle info rustig te kunnen starten.
Heb jij nog een leuke toevoeging? Mail mij op info@seobrein.nl , dan maken we er samen (hopelijk) een nog waardevoller artikel van.